Gestão em Saúde – dicas para administrar bem sua clínica

Profissionais de saúde, principalmente médicos, com freqüência relatam as dificuldades encontradas na gestão de suas clínicas. A tarefa de conciliar o exercício da atividade médica e, ao mesmo tempo, o ofício de empresário tem sido o grande desafio da maioria dos profissionais. Como viabilizar a clínica de tal forma que os serviços médicos possam ser oferecidos ao paciente com conforto e eficiência? E, do aspecto da empresa, qual o segredo para que a clínica se torne perene e rentável o suficiente para proporcionar ganhos atrativos tanto para médicos quanto para seus funcionários?

Parece básico, mas em gestão, quer seja uma clínica, uma padaria ou uma fábrica de móveis, os princípios para que o negócio se mantenha equilibrado e com perspectivas são os mesmos:
1) É importante ter um plano financeiro – mais do que importante, é questão de sobrevivência ter um plano anual de ganhos e despesas. Este exercício ajuda no controle e no direcionamento da clínica – é a bússola do negócio. Só é possível controlar aquilo que é possível medir. Sem essa disciplina, os riscos aumentam e a clínica fica vulnerável aos solavancos financeiros do dia a dia. Qual o impacto, por exemplo, da demissão de um ou dois funcionários na receita do mês? Quem já passou por isso sabe muito bem.
2) Tenha controle sobre o Caixa, bem como das despesas fixas e variáveis – as entradas e saídas de dinheiro precisam de absoluto controle. Principalmente se levarmos em conta que cheques de pacientes, convênios e outras fontes de renda acontecem em datas diferentes. E é preciso rigor no processo de mapear as despesas mensalmente, buscando melhorar sempre e otimizar custos é uma atitude importante para uma boa saúde financeira da clínica. Essa é uma atitude que necessita de gente confiável e habilitada para que funcione como um relógio.
3) Jamais misture “os dinheiros” – muitas empresas de sucesso desapareceram simplesmente porque o ralo financeiro era o bolso dos acionistas. O maior erro de um empresário é fazer do caixa da empresa a sua despensa pessoal. Uma coisa são suas necessidades pessoais, que devem ser cobertas pelo pro labore da clínica. O caixa da clínica deve permanecer à prova de dono. Deve servir apenas para investimentos na clínica e não naquela sonhada viagem de férias à Europa ou para pagar a escola dos filhos do Doutor.
4) Crie ferramentas de controle – só é possível controlar aquilo que se pode medir. Por isso é importante ter poucas e boas planilhas de controle, que permitam ver o cenário de curto e médio prazo. Caso contrário, é como dirigir um carro à noite, numa estrada escura, com neblina, sem conhecer o caminho e com 2 pneus carecas.

5) Planeje e provisione investimentos – assim como um plano financeiro, provisionar o investimento da clínica em pessoas, tecnologia, equipamentos e estrutura é essencial. Renovação é o nome do jogo também na Saúde, mas aquisições de equipamentos e mdificações de estrutura não podem ser realizações emocionais. Investir em ativo imobilizado precisa de um sério planejamento. Até mesmo o plano anual para participação em congressos médicos tem que ser preciso – ir a um congresso significa o custo da empreitada, adicionado aos dias em que o profissional não irá atender (e, consequentemente, gerar receita para pagar o investimento).
6) Invista em pessoas – Uma equipe engajada pode elevar o padrão da clínica, assim como uma equipe mal preparada pode afugentar pacientes. Dedique tempo e paciência na formação da equipe. Recepcionistas, enfermeiras e secretárias devem ser escolhidas e preparadas para encantar o paciente e facilitar o trabalho médico, dando a devida retaguarda técnica e administrativa. E, o mais difícil, invista em criar perspectiva. Distribua bônus por eficiência, pensa numa forma de as pessoas sentirem que quando a clínica vai bem, todos ganham. Retenção de pessoas gera ganho e estanca perdas financeiras;
7) Invista em Marketing – a área da saúde culturalmente carrega um estigma já bem resolvido no mercado de consumo: o paciente (ou cliente) sempre deseja um serviço padrão Suíça com um preço padrão Bangladesh. E falar em Marketing de uma clínica é ainda visto como “palavrão” por algumas lideranças de opinião. Fugir da discussão preço versus serviço  é sempre um desafio para uma clínica, mas é muito provável que obtenha mais êxito se investir tempo e recurso para dizer aos pacientes o quanto sua clínica pode oferecer bons serviços por um preço justo. Ao invés de falar de preço, investir em Marketing significa falar ao seus cliente de VALOR. O simples fato de a grande maioria dos concorrentes não fazer esse tipo de investimento, já é um diferencial. Segundo o consultor de Mrketing em Saúde Roberto Caproni, “Quando um elefante entra pela porta da frente, todo mundo percebe. O que temos dificuldade de perceber são as baratas que entram pela porta dos fundos. Mas o seu cliente as percebe muito bem.”
Se você já faz uma boa parte do que está preconizado acima, excelente. É sempre bom ler um artigo onde encontramos base sólida pra reforçar nossas boas práticas. Casa a maior parte das ações aqui citadas sejam novidade, que o artigo possa contribuir para o sucesso da sua clínica a partir de hoje. Toda caminhada começa pelo primeiro passo. Boa caminhada.