Nunca estivemos mais enfiados em eventos virtuais do que nos tempos de quarentena pandêmica. E as distrações são muitas, o que não garante que estejamos conectados.
Se até antes da quarentena, você não tinha o hábito de participar de web conferences, bem-vindo ao admirável mundo novo das salas virtuais. São várias janelinhas na tela do laptop ou do seu telefone, onde seu rosto está lá, no meio daquela muvuca semi organizada. Quando tudo é novidade, não é difícil manter atenção. Mas, e depois da quinta reunião da semana, pontilhada de um ou outro curso ou treinamento? A mente divaga e essa é a válvula de escape.
Em um artigo da Harvard Business Review sobre reuniões virtuais, Sarah Gershman (McDonough School of Business at Georgetown University) menciona uma experiência interessante, realizada pelo engenheiro francês Max Ringelmann em 1913. Com o simples exercício de puxar uma corda em grupo e a mesma corda sendo puxada por apenas uma pessoa, demonstrou com facilidade que em equipe, as pessoas fazem menos esforço para puxar a mesma corda. Ou seja, quanto mais gente envolvida, menos empenho individual. E correlacionou este efeito com a atitude em reuniões virtuais. O nível de descompromisso com a produtividade em reuniões virtuais pode ser a combinação entre um condutor inábil e uma plateia cheia de gente apenas para ouvir. É a versão ultra contemporânea do que Gershman chama de Efeito Ringelmann.
Podemos listar algumas atitudes tanto por parte de quem conduz como por parte de quem é ouvinte. E começamos com dicas para quem lidera uma reunião virtual:
- Defina tempo e seja disciplinado – a definição de tempo é demonstração de respeito para como a agenda de todos os envolvidos e obriga o organizador a ser objetivo.
- Seja objetivo – o discurso prolixo cansa mais rapidamente o ouvinte. Vá direto ao ponto – cenário e discussão rápida de alternativas. Isto ajuda a respeitar o tempo definido.
- Eleja participantes de suporte – combine o jogo antes, elegendo algumas pessoas para “duplar” ou “triplar” durante a reunião. Ouvir uma voz diferente debatendo pontos de vista torna o diálogo mais produtivo, além de quebrar o gelo.
- Ajude com o repertório – uma vez escolhidos os parceiros, ajude a elaborar o repertório. Pegar as pessoas com as calças nas mãos expõe pessoas e cria uma tensão desnecessária. A reunião não alcançará o objetivo.
- Estruture as participações e conduza as falas – a pior coisa é deixar rolar ou deixar que as pessoas falem umas sobre as outras ou interrompam umas às outras. Por isso, numa reunião virtual, estabelecer regras de como sinalizar participações, bem como um bom controle de “áudio” e “chat” são fundamentais.
- Não particularize os temas – divagar sobre cenários e situações pertinentes à realidade de uma ou outra pessoa presente, dará sono nos demais. Resolva particularidades em outro fórum, com a participação apenas do interessado.
- Se a reunião vai ser longa, interrompa – uma parada entre uma hora e outra é fundamental para o organismo e para garantir mais atenção das pessoas. Não há como prender o ouvinte por muito tempo, sem ter que quebrar o ritmo.
E, para quem é ouvinte, algumas atitudes podem ajudar a melhor passar pela experiência:
- Quando souber da reunião, se prepare antes – qual é a graça de ir para uma reunião apenas para ouvir? Se faltam informações para a sua participação, peça um pouco mais de subsídios ao líder do encontro. Pergunte como pode contribuir e com que nível de informação.
- Uma vez na reunião, mantenha a escuta ativa – o pior de uma reunião é um monte de gente falando ao mesmo tempo e sem dar atenção ao que está sendo dito. Por isso, ao ouvir uma opinião ou um tema, peça a palavra e faça uma ou outra pergunta de checagem do entendimento. Esse detalhe muda a dinâmica da reunião para melhor.
- Faça anotações sobre o que está sendo dito – assim consegue colocar sua atenção apenas e tão somente no que está sendo dito e pode recapitular e entender melhor após terminado o encontro.
- Divagou, pergunte – são muitas as distrações paralelas. É uma mensagem de whatsapp, é um mail, algo que aconteceu na janela. Perceba se ainda está dentro do assunto. Deu aquela “viajada baster”, é se desculpar e pedir que o líder da reunião possa esclarecer o que foi dito. Não é feio ser franco.
Já que reuniões virtuais são e serão nossa realidade mais comum, melhor se preparar. Com uma condução eficaz, focada em quem vai ouvir (e não somente no que vai ser apresentado) e com a colaboração e preparo de quem vai participar, a chance de melhorar a experiência cresce exponencialmente. Boas web conferences a todos nós.
